Llevar al día los libros contables no es solo una buena práctica administrativa, sino una obligación legal impuesta por diversas normas fiscales y mercantiles. Tanto autónomos como empresas deben cumplir con este deber, que varía según el régimen fiscal o el tipo de actividad. No hacerlo puede acarrear consecuencias importantes, como sanciones económicas o la pérdida de valor probatorio de las cuentas ante Hacienda o en sede judicial.
Vamos a explicarte qué libros contables son obligatorios según el tipo de actividad, y cómo deben llevarse y conservarse.
¿Quién está obligado a llevar libros contables?
La normativa distingue entre varios tipos de contribuyentes:
La primera distinción fundamental es entre autónomos en estimación directa y sociedades mercantiles (como las sociedades limitadas o anónimas):
- Empresas (sociedades mercantiles): deben llevar su contabilidad según el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad, y legalizar sus libros en el Registro Mercantil.
- Autónomos: tienen una obligación contable más reducida, pero están sujetos a llevar ciertos libros dependiendo del régimen fiscal en el que se encuentren, sobre todo si tributan en estimación directa (normal o simplificada).
- Profesionales liberales y actividades no mercantiles: también tienen obligaciones específicas, que abordaremos más adelante.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) (arts. 10.3 y 11.3) subraya la importancia de la contabilidad para determinar la base imponible y la deducibilidad de los gastos. Por tanto, la contabilidad es clave tanto para cumplir con Hacienda como para llevar una gestión eficiente del negocio.
Libros contables obligatorios para autónomos
Las obligaciones contables para autónomos dependen del régimen fiscal elegido en el IRPF:
Autónomos en estimación directa simplificada
Es el régimen más común entre autónomos. Aquí son obligatorios desde 2019 los siguientes libros:
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Libro registro de ventas e ingresos
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Deben reflejar todas las facturas emitidas o justificantes de ingresos derivados de la actividad económica. Cada apunte debe incluir:
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- Fecha
- Número de factura
- Concepto
- Importe total (IVA incluido o no, según proceda)
Es esencial que el libro esté actualizado, ordenado cronológicamente y permita relacionar cada ingreso con su factura correspondiente.
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Libro registro de compras y gastos
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Se anotan las facturas y justificantes de gastos relacionados con la actividad. Aquí también deben registrarse:
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- Fecha
- Proveedor
- Número de factura
- Concepto del gasto
- Importe y desglose del IVA
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Libro registro de bienes de inversión
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Solo es obligatorio cuando el autónomo adquiere bienes amortizables (como un vehículo, un ordenador o maquinaria), que vayan a estar en uso durante más de un año.
Este libro sirve para controlar la amortización anual de estos activos.
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Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
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Autónomos en estimación directa normal
Se exige llevar una contabilidad completa, ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad, como si se tratase de una sociedad mercantil. Por tanto, deben mantener:
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- Libro Diario
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este nivel de contabilidad se aplica a autónomos con volumen de negocio elevado o que voluntariamente hayan optado por este régimen.
Autónomos en estimación objetiva (módulos)
Los autónomos que tributan en el régimen de estimación objetiva, también conocido como “módulos”, no están obligados a llevar una contabilidad completa como en otros regímenes, pero sí deben cumplir con ciertas obligaciones contables y documentales.
En concreto, deben:
- Llevar un libro registro de bienes de inversión, únicamente si se deducen amortizaciones sobre esos bienes.
- Llevar un libro registro de ventas e ingresos, cuando la actividad desarrollada determine el rendimiento neto en función del volumen de operaciones.
Además, es obligatorio conservar durante el plazo legal:
- Las facturas emitidas, numeradas correlativamente, organizadas por fechas y agrupadas por trimestres.
- Las facturas y justificantes recibidos, relativos a compras, gastos o servicios vinculados a la actividad.
- Los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados para el cálculo del rendimiento.
Esta obligación persisten incluso si el autónomo se da de baja en el RETA o cesa su actividad, ya que la Ley General Tributaria y el Código de Comercio establecen plazos de conservación que deben respetarse.
Profesionales en estimación directa (normal o simplificada)
Aparte de un libro registro de ingresos, un libro registro de gastos y un libro registro de bienes de inversión, deben llevar obligatoriamente un cuarto:
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos: refleja anticipos de clientes y gastos pagados por cuenta de estos.
Libros contables obligatorios para empresas/sociedades mercantiles
Las sociedades mercantiles están sujetas a una regulación contable rigurosa. La obligación emana del Código de Comercio (arts. 25 a 29) y el Real Decreto 1514/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. Los libros básicos son:
Libro Diario
Es el libro donde se deben anotar cronológicamente todas las operaciones económicas que realiza la empresa. Su finalidad es reflejar día a día, de forma ordenada, cada movimiento contable derivado de la actividad del negocio.
No obstante, se admite la anotación conjunta de los totales de operaciones por períodos no superiores a tres meses, siempre que el detalle esté recogido en otros libros o registros que permitan su verificación (por ejemplo, libros auxiliares de facturas o bancos). Esto resulta especialmente útil en actividades con gran volumen de operaciones repetitivas.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este libro se abre con un balance inicial detallado de la empresa al comienzo de su actividad o ejercicio contable. A lo largo del ejercicio deben incluirse, al menos una vez por trimestre, los llamados balances de sumas y saldos (también conocidos como balances de comprobación), que permiten comprobar la coherencia contable.
Al finalizar el ejercicio, se incluye el inventario de cierre, donde se relacionan y valoran todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa a esa fecha, y las cuentas anuales, que forman una unidad y que son los estados contables fundamentales.
Cuentas anuales: contenido y finalidad
Las cuentas anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, tienen como objetivo ofrecer una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Deben elaborarse con claridad, atendiendo a la realidad económica de las operaciones más allá de su forma jurídica.
Están compuestas por los siguientes documentos:
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- Balance de situación: incluye de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo distingue entre activo no corriente (inversiones a largo plazo) y corriente (activos líquidos o a corto plazo). En el pasivo se diferencian las deudas a corto y largo plazo. El patrimonio neto recoge los fondos propios y otras partidas que no son deuda.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: refleja el resultado del ejercicio, diferenciando los ingresos y gastos de explotación (vinculados directamente a la actividad principal) de los resultados financieros u otros extraordinarios.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: se divide en dos partes. Una muestra los ingresos y gastos reconocidos tanto en la cuenta de resultados como directamente en el patrimonio. La otra parte recoge todos los movimientos de patrimonio neto, incluidos dividendos, aportaciones de socios y ajustes contables.
- Estado de flujos de efectivo: informa sobre todos los cobros y pagos realizados durante el ejercicio, agrupados por actividades operativas, de inversión y financiación. Su función es reflejar cómo se ha movido la liquidez de la empresa.
- Memoria explicativa: amplía y aclara los datos de los otros documentos. Incluye información sobre criterios contables utilizados, relaciones con partes vinculadas, detalles de activos, pasivos, compromisos contractuales, y cualquier otra circunstancia relevante que afecte a la interpretación de las cuentas.
Legalización y conservación de los libros
Los libros contables obligatorios deben ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio social antes de que transcurran los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, normalmente el 30 de abril si el ejercicio social coincide con el año natural.
Según el artículo 27 del Código de Comercio, deben legalizarse antes de su uso o bien, si se llevan en soporte electrónico, antes del fin del plazo legal. Para ello, el Registro pondrá diligencia en el primer folio y estampará su sello en cada hoja del libro.
En caso de traslado del domicilio social, se reconoce la validez de la legalización efectuada en el Registro de origen.
Además, la legislación mercantil y fiscal obliga a conservar los libros y justificantes contables durante un plazo de al menos 6 años, contados desde la última anotación efectuada, de acuerdo con el artículo 30 del Código de Comercio y la Ley General Tributaria.
Libros societarios
Además, deben conservarse:
- Libro de actas de las juntas.
- Libro registro de socios o acciones nominativas.
- Libro de contratos con el socio único (si procede).
¿Cómo deben llevarse los libros contables?
Ya sea de forma manual, informatizada o mediante software en la nube, los libros deben cumplir con ciertos requisitos de forma:
- Orden cronológico, sin espacios en blanco, tachaduras ni raspaduras.
- Claridad y precisión, sin abreviaturas ambiguas.
- Conservación de soportes electrónicos y programas informáticos si se utilizan medios digitales.
Desde 2020, la AEAT ofrece formatos tipo compatibles con Renta Web y libros de IVA e IRPF.
Como hemos comentado ya, en el caso de las empresas, los libros contables deben legalizarse en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros contables?
La normativa establece distintos plazos:
- Código de Comercio: 6 años desde el último asiento contable (art. 30).
- Ley General Tributaria: 4 años desde el fin del período voluntario de declaración.
- Ley Orgánica 7/2012 (lucha contra el fraude fiscal): en algunos casos, hasta 10 años, especialmente para operaciones con efectos en ejercicios no prescritos.
La obligación de conservación no cesa con la baja en la actividad ni con la disolución de la sociedad: recae sobre herederos o liquidadores, según el caso.
Conclusión
La obligación de llevar libros contables no es una carga burocrática más: es un instrumento esencial de control, transparencia y responsabilidad jurídica y tributaria. Ya seas autónomo o empresa, llevar correctamente tu contabilidad te protege, mejora tu gestión y evita problemas legales.
Los libros exigidos por la normativa varían en función del régimen fiscal o la forma jurídica, pero todos deben cumplirse con rigor formal y material. Ante cualquier duda o inspección, tener los libros al día es tu mejor defensa.