La facturación electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse, en muchos casos, en una obligación legal en España. Si tienes un negocio —ya sea grande, pequeño o incluso una actividad como autónomo— es probable que esta medida te afecte en los próximos años.
En este artículo vamos a explicarte qué implica la nueva normativa, a quién afecta, desde cuándo, qué requisitos debes cumplir y cómo prepararte para no incurrir en sanciones.
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite y recibe por medios telemáticos, respetando determinados requisitos técnicos. No se trata simplemente de enviar una factura en PDF por email: para que tenga validez, debe cumplir estos requisitos:
- Formato estructurado autorizado (como Facturae, XML, UBL, EDIFACT…).
- Firma electrónica avanzada que garantice autenticidad e integridad.
- Identificación clara de emisor y receptor (NIF, nombre, domicilio) y numeración correlativa.
- Información fiscal: base imponible, IVA detallado, IRPF, total y forma de pago.
- Conservación del archivo durante 6 años (art. 30 del Código de Comercio y art. 29.2 de la Ley General Tributaria).
- Legibilidad y disponibilidad para consulta y descarga del formato electrónico por parte del receptor durante 4 años, permitiendo además comprobar la autenticidad y el estado de la factura (aceptación, pago, etc.).
La razón por la que el legislador apuesta por este sistema no es solo tecnológica. Se busca reducir el fraude fiscal, mejorar el control tributario, facilitar la trazabilidad de las operaciones económicas y mejorar la eficiencia empresarial.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) marca el punto de inflexión.
Plazos de implantación por tamaño y volumen
La obligación de emitir factura electrónica en las relaciones entre empresarios y profesionales se desplegará de forma gradual en función del volumen anual de operaciones. Esta implantación progresiva se regula en la disposición final octava de la Ley 18/2022, y ha sido desarrollada y posteriormente ajustada por la normativa reglamentaria.
Empresas y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros
Para este grupo, la obligación de emitir factura electrónica entrará en vigor un año después de la publicación del reglamento técnico que la desarrolla. Aunque dicho reglamento aún no se ha publicado definitivamente, el calendario normativo sitúa esta obligación a partir de 2026 para estas empresas, una vez aprobado el desarrollo reglamentario.
Empresas y profesionales con facturación igual o inferior a 8 millones de euros
Para el resto del tejido empresarial, el plazo es mayor. La obligación será exigible a los dos años de la publicación del reglamento, lo que previsiblemente sitúa el cumplimiento a partir de 2027, permitiendo un margen adicional de adaptación a pymes y autónomos.
Adaptación técnica de los sistemas de facturación (VeriFactu)
Aquí es donde introduce cambios relevantes el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que modifica el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu).
Conforme a esta nueva norma:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades
El plazo para adaptar los sistemas informáticos de facturación se amplía hasta el 1 de enero de 2027. - Resto de contribuyentes (autónomos en IRPF y otros no sujetos al Impuesto sobre Sociedades)
El plazo se amplía hasta el 1 de julio de 2027.
Además, los fabricantes de software de facturación deberán seguir garantizando que sus soluciones cumplen los requisitos de trazabilidad, inalterabilidad y generación de registros exigidos por el Reglamento VeriFactu, permitiendo —cuando se active— el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Asimismo, la Ley Crea y Crece prevé una obligación futura de informar sobre el estado de cada factura recibida (aceptada, rechazada, pagada total o parcialmente). Esta obligación se activará una vez transcurrido un año desde la entrada en vigor de la obligación de expedir facturas electrónicas, lo que sitúa su aplicación a los tres años para grandes empresas y a los cuatro años para pymes, contados desde la publicación del reglamento.
En resumen
- Si facturas más de 8 millones de euros, deberás emitir facturas electrónicas un año después del reglamento (previsiblemente en 2026).
- Si facturas menos de 8 millones, la obligación comenzará dos años después (previsiblemente en 2027).
- La adaptación técnica a VeriFactu se exige:
- Hasta el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Hasta el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes.
Este marco normativo no solo afecta a cómo emites tus facturas, sino también a cómo gestionas tu contabilidad, tu relación con Hacienda y tu cumplimiento tributario en general.
¿A quién afecta la obligación de emitir facturas electrónicas?
La obligación no distingue por sector ni tamaño. Según el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, deberán emitir factura electrónica todas las empresas y autónomos que facturen a otros empresarios o profesionales (B2B).
Empresarios y autónomos (B2B)
Obligados:
- Todos los que facturen a otros empresarios o profesionales.
- Proveedores de la Administración pública, con independencia del importe.
- Operaciones B2B aunque antes se utilizase factura simplificada.
Exenciones o regímenes especiales:
- Operaciones exentas de IVA (art. 20 LIVA, con matices).
- Recargo de equivalencia.
- Autónomos en módulos.
- Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
- Operaciones financieras y de seguros no sujetas a IVA.
Factura simplificada (B2C o pequeñas operaciones)
Quedan fuera de la obligación de factura electrónica:
- Operaciones con consumidores finales (B2C).
- Importes ≤ 400 €.
- Determinados sectores hasta 3.000 € (hostelería, transporte, etc.).
- Operaciones internacionales fuera del ámbito nacional.
- Determinadas operaciones con Administraciones públicas locales.
Estas exenciones podrán verse ajustadas cuando se apruebe el reglamento definitivo.
Envío instantáneo a Hacienda: VERIFACTU
El sistema VERIFACTU, habilitado por la Agencia Tributaria, permite:
- Envío de registros de facturación.
- Emisión de facturas verificables con código QR obligatorio.
- Consulta y descarga de registros.
Actualmente no es obligatorio, pero será el estándar técnico al que deberán adaptarse los sistemas de facturación conforme al Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto-ley 15/2025.
¿Cómo debes adaptar tu negocio a la facturación electrónica?
- Elegir una solución homologada y compatible con formatos estructurados (Facturae, UBL…).
- Disponer de certificado digital válido.
- Adaptar los procesos internos de emisión, envío, archivo y conservación.
- Coordinarte con clientes y proveedores.
- Asegurar que TPV y sistemas generen facturas verificables con QR cuando proceda.
- Formar al equipo.
- Mantener el software actualizado y compatible con VeriFactu.
¿Qué consecuencias legales tiene no cumplir?
El incumplimiento de la obligación de facturación electrónica, una vez sea exigible, podrá ser sancionado, además de incrementar el riesgo de actuaciones inspectoras en el marco de la lucha contra el fraude fiscal.
Prepararse desde ya: una ventaja competitiva
Aunque los plazos se han ampliado, la obligación es segura. Anticiparse permite:
- Mejor control contable.
- Menos errores administrativos.
- Mejor relación con clientes y proveedores.
- Acceso más ágil a financiación y licitaciones.
- Mayor seguridad jurídica.
Conclusión
La facturación electrónica obligatoria en España es una realidad próxima. Aunque la normativa ha ampliado los plazos mediante el Real Decreto-ley 15/2025, todos los empresarios y autónomos con relaciones B2B deberán adaptarse.
No se trata solo de cumplir la ley, sino de modernizar la gestión, reducir riesgos y ganar competitividad. Prepararse con tiempo es, hoy, la mejor estrategia.