El alta y la baja de un trabajador en la Seguridad Social son trámites aparentemente sencillos, pero con consecuencias jurídicas y económicas muy relevantes. Un error en las fechas, un olvido o una comunicación fuera de plazo puede derivar en actas de infracción, recargos, cotizaciones retroactivas e incluso en responsabilidades empresariales en caso de accidente de trabajo o incapacidad temporal.
En este artículo analizo, con un enfoque claro pero riguroso, cómo deben realizarse correctamente las altas y bajas, cuáles son los errores más frecuentes en pymes y autónomos con trabajadores y qué soluciones existen para corregirlos antes de que el problema escale.
1) Alta en la Seguridad Social: no es un trámite posterior, es previo al trabajo
La regla básica es clara: todo trabajador debe estar dado de alta antes de iniciar la prestación de servicios. No el mismo día “cuando se pueda” ni después de haber empezado a trabajar.
Esta obligación deriva del régimen jurídico de afiliación y cotización a la Seguridad Social, regulado con carácter general en la normativa de Seguridad Social y desarrollado por el Reglamento General sobre inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos.
Desde un punto de vista práctico, el alta:
- vincula al trabajador con el sistema,
- determina el inicio de la obligación de cotizar,
- y es imprescindible para el acceso a prestaciones (incapacidad temporal, desempleo, jubilación, etc.).
Error frecuente nº 1: alta fuera de plazo “porque vino de urgencia”
Es habitual en pymes: el trabajador empieza un lunes “porque había mucho trabajo” y el alta se cursa el martes o el miércoles.
Consecuencia jurídica:
- el alta fuera de plazo no invalida la relación laboral,
- pero expone a la empresa a sanción administrativa,
- y permite a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) exigir las cotizaciones desde el primer día trabajado, con los recargos e intereses correspondientes.
Si además se produce un accidente de trabajo antes de cursar el alta, el riesgo se agrava, ya que la empresa puede asumir responsabilidad directa en el pago de prestaciones, sin perjuicio de otras responsabilidades.
2) Qué información debe ser correcta en el alta (y no siempre lo es)
El alta no consiste solo en “dar de alta”. Deben ser correctos, entre otros datos:
- código de cuenta de cotización,
- grupo de cotización,
- tipo de contrato,
- jornada (completa o parcial y su porcentaje),
- fecha real de inicio de la prestación de servicios.
Error frecuente nº 2: jornada incorrecta, especialmente en contratos a tiempo parcial
Declarar una jornada inferior a la real es uno de los focos clásicos de conflicto.
Riesgos asociados:
- actuaciones de la Inspección de Trabajo,
- reclamaciones de diferencias de cotización,
- impacto negativo en futuras prestaciones del trabajador.
Además, en un conflicto laboral, esta discordancia suele interpretarse como indicio de irregularidad imputable a la empresa.
3) Alta en Seguridad Social y comunicación del contrato: dos trámites distintos, pero conectados
El alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato al SEPE son trámites diferentes, aunque estrechamente relacionados.
Error frecuente nº 3:
- alta correcta en Seguridad Social, pero contrato no comunicado o comunicado fuera de plazo,
- o contrato comunicado con una modalidad que no se corresponde con la realidad.
Esto no invalida automáticamente el alta, pero:
- puede dar lugar a sanciones administrativas,
- y refuerza la tesis de contratación irregular ante una inspección o un procedimiento judicial.
4) La baja en la Seguridad Social: tan importante como el alta
Cuando la relación laboral finaliza, la empresa debe cursar la baja en la Seguridad Social en plazo, reflejando la fecha real de cese.
Error frecuente nº 4: no cursar la baja “porque ya no viene”
Si el trabajador deja de acudir, pero no se formaliza correctamente la extinción ni se cursa la baja:
- la empresa sigue obligada a cotizar,
- se generan deudas innecesarias,
- y el trabajador puede figurar indebidamente de alta.
La baja debe ser coherente con la documentación laboral y reflejar:
- la fecha real del último día de trabajo,
- la causa de extinción (despido, fin de contrato, dimisión, etc.).
5) Fechas de baja incorrectas: un problema más común de lo que parece
Otro error habitual es ajustar la fecha de baja por conveniencia administrativa (por ejemplo, para cuadrar nóminas).
Riesgos:
- reclamaciones de cotizaciones indebidas,
- problemas con el SEPE en el reconocimiento de prestaciones,
- sanciones si se detecta manipulación de fechas.
La fecha de baja debe coincidir con el último día real de prestación de servicios, no con la fecha que resulte más cómoda.
6) Casos especiales que generan errores frecuentes
- A) Periodo de prueba
Durante el periodo de prueba:
- el trabajador debe estar dado de alta desde el primer día,
- si no lo supera, se cursa la baja con normalidad.
Pensar que “en prueba” no hace falta alta es un error grave.
- B) Encadenamiento de contratos
Si un trabajador finaliza un contrato y comienza otro de forma inmediata:
- puede mantenerse el alta si existe continuidad real,
- pero deben cuidarse las comunicaciones contractuales para evitar solapes o lagunas ficticias.
- C) Fijos discontinuos
En los contratos fijos discontinuos:
- el alta se cursa en cada llamamiento,
- la baja se produce al finalizar cada periodo de actividad.
Errores habituales:
- no cursar la baja al finalizar la campaña,
- no cursar el alta en el nuevo llamamiento.
Estas incoherencias son fácilmente detectables por la TGSS.
7) Qué hacer si detectas un error: regularizar cuanto antes
Detectar y corregir un error a tiempo reduce enormemente su impacto.
Soluciones habituales:
- altas o bajas fuera de plazo, pero voluntarias,
- variaciones de datos para corregir jornada o grupo de cotización,
- ingreso de diferencias de cotización cuando proceda.
Regularizar antes de una actuación inspectora suele marcar la diferencia entre un ajuste asumible y un expediente sancionador grave.
8) Inspección de Trabajo y Seguridad Social: qué suele revisar
La Inspección suele centrarse en:
- altas previas al inicio de la actividad,
- coherencia entre alta, contrato y nómina,
- jornada declarada frente a jornada real,
- fechas de baja y causas de extinción,
- repetición de errores similares.
Un patrón reiterado de irregularidades suele interpretarse como falta de diligencia empresarial.
9) Buenas prácticas para evitar problemas
- cursar siempre el alta antes del inicio del trabajo,
- revisar la coherencia de jornada, contrato y grupo de cotización,
- no ajustar fechas por comodidad administrativa,
- comunicar contratos y variaciones en plazo,
- documentar correctamente las extinciones,
- revisar periódicamente los informes de vida laboral de empresa.
Muchas incidencias se evitan con una simple revisión periódica.
Conclusión
El alta y la baja en la Seguridad Social no son un mero trámite administrativo: son el inicio y el cierre jurídico de la relación laboral. Los errores en estos momentos pueden generar problemas que se arrastran durante años y afectan a cotizaciones, prestaciones y responsabilidades empresariales.
La clave no es hacerlo perfecto, sino hacerlo a tiempo, con datos reales y coherentes. Y si hay un error, corregirlo cuanto antes. En materia de Seguridad Social, llegar tarde casi siempre sale caro.