Emitir correctamente una nómina no es un simple trámite contable, sino una obligación legal que garantiza los derechos salariales del trabajador y el cumplimiento normativo por parte del empleador. Una nómina mal elaborada puede acarrear sanciones y conflictos laborales.
Por eso, en este artículo vamos a explicarte todos los conceptos que debe dominar cualquier empleador sobre las nóminas en España.
¿Qué es una nómina y qué funciones cumple?
La nómina es el recibo individual de salarios mediante el cual la empresa acredita el pago de la retribución al trabajador, tal y como establece el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores (ET). No es solo un recibo, sino que acredita que el salario se abona conforme a lo pactado en el contrato y lo estipulado en el convenio colectivo
la nómina debe presentarse en un modelo ajustado a lo que indica la normativa, y reflejar con claridad tanto las percepciones salariales como las deducciones aplicables. Su emisión mensual no solo permite al trabajador conocer lo que cobra, sino que también sirve como base para las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones fiscales.
Además, la nómina cumple varias funciones esenciales:
- Justifica el abono del salario.
- Sirve como base para el cálculo de prestaciones contributivas.
- Acredita la retención del IRPF ante la Agencia Tributaria.
- Constituye prueba documental en litigios laborales.
- Permite al trabajador conocer su salario neto y bruto.
Tipos de nómina
Las nóminas pueden clasificarse por su periodicidad (mensual, quincenal, semanal), por tipo de trabajador (personal directivo, plantilla general) o por circunstancias especiales (nómina con baja médica, con horas extras, con pagas prorrateadas, etc.). Aunque lo más habitual en España es el pago mensual, el Estatuto permite cualquier periodicidad inferior al mes si así se pacta o se establece en el convenio colectivo.
¿Qué partes debe incluir una nómina?
El modelo oficial de nómina está definido por la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, y recoge los siguientes apartados imprescindibles:
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Encabezado o cabecera
Contiene los datos identificativos de la empresa y del trabajador, así como el periodo de liquidación:
- Empresa: Razón social, CIF, domicilio y código de cuenta de cotización.
- Trabajador: Nombre y apellidos, DNI, número de afiliación, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad y tipo de contrato.
- Periodo de liquidación: Fecha de inicio y fin del periodo retribuido (normalmente mensual).
Es importante también que figure el centro de trabajo si existen varios, y el convenio colectivo aplicable.
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Devengos: todo lo que cobra el trabajador
Los devengos representan la retribución bruta del trabajador antes de aplicar las deducciones. Se dividen en dos bloques:
a) Percepciones salariales (cotizan y tributan)
- Salario base: Remuneración mínima fijada por convenio colectivo o contrato individual.
- Complementos salariales: Por antigüedad, productividad, nocturnidad, peligrosidad, idiomas, etc.
- Horas extraordinarias: Se abonan aparte del horario ordinario y pueden tener un tipo de cotización y tributación distinto.
- Pagas extraordinarias: Normalmente dos al año (verano y Navidad) que pueden prorratearse si se pacta.
- Salario en especie: Vivienda, vehículo, seguro médico… con el límite del 30% del salario bruto.
- Mejoras voluntarias: Retribuciones adicionales que exceden lo exigido por convenio.
b) Percepciones no salariales (no cotizan ni tributan)
- Indemnizaciones y suplidos: Gastos de locomoción, dietas, traslados.
- Prestaciones de la Seguridad Social: Por incapacidad temporal, maternidad o paternidad.
- Indemnizaciones por despido o suspensión del contrato.
Ejemplo: Un trabajador con:
- Salario base: 1.200 €
- Complementos salariales: 200 €
- Paga extra prorrateada: 150 €
- Dietas: 100 €
Total devengado: 1.650 €
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Deducciones: lo que se descuenta
Estas cantidades reducen el salario bruto hasta calcular el líquido a percibir, e incluyen:
a) Cotizaciones a la Seguridad Social (aportadas por el trabajador)
Sobre la base de cotización, se aplican los siguientes tipos:
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- Contingencias comunes: 4,70 %
- Desempleo: 1,55 % si es contrato indefinido / 1,60 % si es temporal
- MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional): 0,13%
- Formación profesional: 0,10 %
- Horas extras: 4,70 % o 2 % (por fuerza mayor)
b) Retención de IRPF
Se calcula conforme a las tablas de Hacienda, teniendo en cuenta:
- Salario anual
- Situación familiar y personal del trabajador
- Tipo de contrato
- Prorrateo de pagas extras
Para contratos inferiores a un año, el mínimo obligatorio de retención es del 2%.
c) Otras deducciones
- Anticipos de salario
- Valor de salario en especie
- Cuotas sindicales
- Préstamos concedidos por la empresa
Ejemplo:
- Devengos: 1.800 €
- Seguridad Social: 95 €
- IRPF: 250 €
Total deducciones: 345 €
Líquido a percibir: 1.455 €
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Líquido a percibir
Es el salario neto, es decir, la cantidad exacta que el trabajador recibe ingresada en su cuenta. Se obtiene al restar el total de deducciones al total devengado.
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Bases de cotización y tributación
En el pie de nómina deben figurar las siguientes bases mensuales:
- Base de cotización por contingencias comunes (BCCC)
- Base por contingencias profesionales (AT/EP)
- Base de cotización por horas extras
- Base sujeta a IRPF
Estas bases afectan directamente a las futuras prestaciones del trabajador (paro, jubilación, incapacidad) y deben calcularse correctamente para evitar sanciones.
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Aportaciones empresariales
Aunque no es obligatorio incluirlas en la nómina, es recomendable para mayor transparencia. La empresa paga:
- 23,6 % por contingencias comunes
- 5,5 % o 6,7 % por desempleo (según tipo de contrato)
- 0,6 % por formación profesional
- 0,2 % al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)
- Horas extras: también cotizan aparte
¿Qué pasa si se hace mal una nómina?
Los errores en nómina están tipificados en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
- Infracción leve (art. 6.2): no entregar el recibo correctamente.
- Infracción grave (art. 7.3): no consignar las cantidades reales.
- Infracción muy grave (art. 8.1 y 23): impago reiterado o falsificación de datos.
¿Cómo entregar legalmente la nómina?
Según el artículo 29 del Estatuto, la nómina debe entregarse mediante recibo individual ajustado al modelo oficial. Se admite su envío digital, siempre que:
- El trabajador tenga acceso a la nómina en todo momento
- Pueda descargarla o imprimirla
- Quede constancia de la entrega
¿Qué ocurre al finalizar la relación laboral?
En el finiquito, la nómina debe reflejar todos los conceptos pendientes:
- Salario de los días trabajados
- Pagas extras no devengadas
- Vacaciones no disfrutadas
- Indemnizaciones, si procede
Este documento debe calcularse con igual precisión que una nómina mensual y entregarse junto al certificado de empresa.
Conclusión
Conocer en profundidad todos los elementos de la nómina no solo es necesario para cumplir con la ley, sino para mantener una relación laboral sana, transparente y sin conflictos. Tanto el cálculo correcto de las retribuciones como la aplicación rigurosa de las deducciones deben ser una prioridad para cualquier empresa.
Una nómina bien hecha protege al trabajador, pero también protege a la empresa frente a sanciones y reclamaciones. Por eso, contar con asesoramiento laboral especializado o con un software de gestión de nóminas que garantice el cumplimiento normativo es una inversión segura.